Microsoft 365 Copilot belooft de slimme assistent te zijn die dagelijkse taken in Word, Excel en Teams sneller en eenvoudiger maakt. Toch blijkt uit onafhankelijk onderzoek dat er serieuze privacyrisico’s verbonden zijn aan het gebruik van deze AI-toepassing.
Verschillende experts raden organisaties aan om voorlopig terughoudend te zijn met de inzet van Microsoft 365 Copilot. Ondanks verbeteringen in de afgelopen periode zijn niet alle risico’s overtuigend weggenomen.
Waarom moet je terughoudend zijn met Microsoft 365 Copilot?
Een uitgebreide Data Protection Impact Assessment (DPIA) op Microsoft 365 Copilot liet zien dat het gebruik van de tool gevolgen kan hebben voor de bescherming van persoonsgegevens. Hoewel Microsoft maatregelen heeft genomen om risico’s te verkleinen, blijven er kwetsbaarheden bestaan, met name rond transparantie en de juistheid van gegevens.
Het advies aan organisaties is daarom: gebruik Copilot alleen onder duidelijke randvoorwaarden en met een helder AI-gebruiksbeleid.
Belangrijkste vastgestelde privacyrisico’s
- Onvoldoende transparantie
Het is vaak niet duidelijk welke persoonsgegevens Microsoft verzamelt, bewaart en verwerkt via Copilot. Ook de gegevens die gebruikers ontvangen na een inzageverzoek zijn regelmatig onvolledig en lastig te begrijpen. - Onjuiste of onvolledige data
Copilot kan onjuiste persoonsgegevens genereren. Omdat gebruikers de output van AI vaak blind vertrouwen, bestaat het risico dat verkeerde informatie onbewust in documenten en processen wordt opgenomen. - Bewaartermijnen van gebruiksdata
Diagnostische gegevens over het gebruik van Copilot worden mogelijk langer opgeslagen dan strikt noodzakelijk, wat extra risico’s met zich meebrengt. - Beperkte controle voor gebruikers
De mogelijkheden voor gebruikers om hun rechten onder de AVG uit te oefenen, zijn beperkt.
Van afgeraden naar terughoudend
Eerder werd het gebruik van Microsoft 365 Copilot afgeraden, omdat er meerdere hoge risico’s waren vastgesteld. Na aanpassingen door Microsoft zijn enkele risico’s teruggebracht van ‘hoog’ naar ‘medium’. Toch blijven er nog twee serieuze risico’s bestaan:
- onnauwkeurige (persoons)gegevens;
- onduidelijkheid over bewaartermijnen van diagnostische data.
Daarnaast zijn er meerdere kleinere risico’s die samen alsnog impact kunnen hebben.
Wat kunnen organisaties nu doen?
Overweeg je Microsoft 365 Copilot te gebruiken? Zorg dan dat je vooraf duidelijke afspraken maakt:
- Ontwikkel een AI-gebruiksbeleid waarin staat vastgelegd waarvoor Copilot wel en niet gebruikt mag worden.
- Train medewerkers zodat ze begrijpen dat AI-resultaten niet altijd betrouwbaar zijn.
- Monitor actief of Copilot foutieve of ongewenste gegevens genereert.
- Wees alert op klachten en leg deze vast om verbeteringen af te dwingen.
- Blijf ontwikkelingen volgen, omdat het privacyadvies rond Copilot regelmatig kan wijzigen.
Een DPIA opstellen
Wanneer een organisatie algoritmische systemen inzet waarbij persoonsgegevens worden verwerkt, is het uitvoeren van een Data Protection Impact Assessment (DPIA) verplicht. Met een DPIA breng je vooraf de mogelijke privacyrisico’s van de verwerking in kaart. Op basis daarvan kun je passende maatregelen nemen om de risico’s te beperken of weg te nemen. Zo wordt niet alleen voldaan aan de wettelijke eisen van de AVG, maar borg je ook dat nieuwe technologieën op een verantwoorde en transparante manier binnen de organisatie worden toegepast.
FAQ: Microsoft 365 Copilot en privacy
Is Microsoft 365 Copilot AVG-proof?
Nog niet volledig. Hoewel Microsoft verbeteringen heeft doorgevoerd, zijn er risico’s rond transparantie, bewaartermijnen en de juistheid van gegevens die in strijd kunnen zijn met de AVG.
Welke persoonsgegevens verwerkt Copilot?
Dat is niet altijd duidelijk. Copilot kan gebruikersdata, diagnostische gegevens en gegenereerde content verwerken, maar Microsoft geeft daarover nog onvoldoende transparantie.
Mag mijn organisatie Copilot inzetten?
Ja, maar alleen onder strikte voorwaarden. Het advies is om dit te doen met een AI-gebruiksbeleid, duidelijke afspraken en periodieke evaluaties.
Wat is het grootste risico bij gebruik van Copilot?
Het genereren van onnauwkeurige persoonsgegevens, die door medewerkers vaak zonder controle worden overgenomen in officiële documenten of processen.
Wat kan ik doen om veilig met Copilot te werken?
- Stel beleid en richtlijnen op.
- Train medewerkers in AI-bewustzijn.
- Houd toezicht op gebruik en rapporteer problemen.
Hoe ontwikkelt het privacyadvies zich?
Het advies wordt regelmatig herzien, omdat Microsoft verbeteringen doorvoert. Voor nu blijft de inzet van Copilot alleen verantwoord als organisaties dit terughoudend en zorgvuldig doen.
Microsoft 365 Copilot inzetten? Alleen met beleid
Microsoft 365 Copilot kan waardevol zijn, maar kent nog duidelijke privacyrisico’s. Organisaties doen er verstandig aan de tool alleen terughoudend en gecontroleerd in te zetten.
Met een helder AI-beleid, duidelijke interne afspraken en voldoende bewustwording kunnen de voordelen van Copilot worden benut, zonder dat de privacy van medewerkers en studenten onnodig in gevaar komt.
