Steeds meer schoolbesturen boeken vooruitgang op het gebied van informatiebeveiliging en privacy. Er is een privacybeleid, een Functionaris Gegevensbescherming (FG) en de implementatie van het Normenkader IBP is in volle gang. Regelmatig worden schoolbesturen benaderd met aanbiedingen voor IBP-tools. Maar verlaagt zo’n tool daadwerkelijk de werkdruk en maakt die het werk echt makkelijker? In de praktijk vaak niet en bovendien zegt een IBP-tool op zichzelf niets over compliancy.
De neiging om te kiezen voor één geïntegreerd systeem dat alles belooft te regelen is begrijpelijk. Echter laat de praktijk zien dat juist de vrijheid om verschillende oplossingen te combineren vaak beter werkt. Scholen die kiezen voor maatwerk houden grip op hun processen, begrijpen beter wat ze doen en kunnen sneller inspelen op veranderingen.
Kiezen voor flexibiliteit en kennisdeling
Een vast partnernetwerk lijkt op papier handig, maar beperkt vaak de flexibiliteit. Door samen te werken met losse adviseurs of specialisten kunnen schoolbesturen beter inspelen op hun eigen behoeften. Deze vrijheid zorgt niet alleen voor meer maatwerk en controle, maar ook voor meer draagvlak in de organisatie. Bovendien profiteert de school van de kennis en best practices van verschillende partijen, waardoor oplossingen beter aansluiten op de praktijk en continu kunnen worden verbeterd.
Meer begrip door betrokkenheid
Waar eenvoudige workflows van IBP-tools prettig lijken, kunnen ze juist zorgen dat mensen minder goed begrijpen wat er écht gebeurt. Wie actief meedenkt over beleid, processen en maatregelen, bouwt meer kennis op en begrijpt beter waarom bepaalde keuzes worden gemaakt.
Een beleidsmedewerker die zelf risico’s koppelt aan verwerkingsactiviteiten krijgt meer inzicht in de achterliggende redenen voor maatregelen dan iemand die volledig vertrouwt op een automatisch systeem. Actieve betrokkenheid versterkt daarmee niet alleen het begrip, maar ook de kwaliteit van het privacybeleid.
De realiteit van IBP-tools
Steeds meer schoolbesturen overwegen een IBP-tool om het Normenkader IBP beter te implementeren. Toch blijkt dat de aanschaf van zo’n tool vaak meer vraagt dan verwacht. Een IBP-tool kan pas effectief zijn als de organisatie er klaar voor is. Zonder een goed plan leidt het gebruik ervan vaak tot extra werk of frustratie.
Een tool vervangt geen beleid, maar het is een ondersteuning. Scholen die zonder voorbereiding overstappen, merken vaak dat processen opnieuw moeten worden ingericht en medewerkers extra tijd nodig hebben om ermee te leren werken.
Draagvlak creëren is dus erg belangrijk. Een systeem werkt alleen als mensen het nut ervan zien. Door ICT, GMR en beleidsmedewerkers vanaf het begin te betrekken, voorkom je weerstand en creëer je betrokkenheid.
Daarnaast is het belangrijk om goed te bepalen wat de meerwaarde van een IBP-tool eigenlijk is. Veel scholen beschikken al over beleidsdocumenten, verwerkingsregisters of incidentenmodules. De vraag is dus of een nieuwe tool echt iets toevoegt of vooral extra werk oplevert.
De financiële kant wordt vaak onderschat. De aanschafprijs van een tool is slechts het begin; implementatie, onderhoud, updates en training kosten tijd én geld. Ook de beheersbaarheid speelt een rol. Een goed systeem vraagt aandacht voor zaken als autorisatie, back-ups, meerfactorauthenticatie en de juridische waarde van documenten. Een tool die dit niet goed regelt, kan zelfs een risico vormen in plaats van een oplossing.
Ondersteuning vanuit Kennisnet
Gelukkig hoeven scholen het niet alleen te doen. Kennisnet biedt een breed scala aan gratis hulpmiddelen die helpen bij de inrichting van het Normenkader IBP. Deze middelen geven schoolbesturen inzicht in hun huidige situatie, risico’s en verbeterpunten.
Technologie is ondersteunend, geen einddoel
Informatiebeveiliging en privacy draaien niet om technologie, maar om mensen, bewustzijn en samenwerking. Een tool kan een waardevolle ondersteuning zijn, maar alleen als de organisatie er klaar voor is met draagvlak, kennis en duidelijke doelen.
Voordat jullie investeren in een nieuwe IBP-tool, is het goed om één vraag te stellen:
Willen jullie een systeem dat taken overneemt of een proces dat de organisatie slimmer maakt? En hebben jullie genoeg expertise in de organisatie die aan de slag kunnen met een nieuwe tool?
Soms is de beste oplossing niet de meest geautomatiseerde, maar de meest doordachte.
