Een Functionaris Gegevensbescherming (FG) speelt een sleutelrol in het beschermen van persoonsgegevens binnen schoolbesturen. Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, artikel 38) moet een FG altijd onafhankelijk kunnen opereren om belangenverstrengeling te voorkomen.
Maar wat is het verschil tussen een interne en een externe FG? In dit artikel ontdek je de belangrijkste verschillen, zodat je een weloverwogen keuze kunt maken voor jouw schoolbestuur.
Wat doet een Functionaris Gegevensbescherming binnen een schoolbestuur?
Als Functionaris Gegevensbescherming (FG) ben je verantwoordelijk voor het toezicht op en het adviseren over informatiebeveiliging en privacy (IBP) binnen het schoolbestuur. Je speelt een belangrijke rol bij het naleven van de AVG, de inrichting van het Normenkader IBP en het beschermen van de privacyrechten van leerlingen, ouders en medewerkers.
De AVG stelt strikte eisen aan deze functie:
- Onafhankelijkheid: De FG moet zijn of haar taken uitvoeren zonder beïnvloeding of belangenverstrengeling.
- Deskundigheid: De FG moet beschikken over diepgaande kennis van gegevensbescherming, AVG-wetgeving en privacybeleid.
- Directe toegang tot het bestuur: De FG moet rechtstreeks rapporteren aan het hoogste managementniveau, zodat privacykwesties direct en serieus worden opgepakt.
Deze vereisten zijn belangrijk en moeten goed overwogen worden bij het bepalen welke optie het beste past bij jouw schoolbestuur: een interne FG of een externe FG.
Interne Functionaris Gegevensbescherming (FG): wat houdt het in?
Een interne FG is een medewerker binnen het schoolbestuur die de rol van FG op zich neemt. Dit lijkt een praktische keuze, maar er zijn een aantal zaken waar je rekening mee moet houden:
Onafhankelijkheid waarborgen
Een interne FG moet zonder belangenverstrengeling kunnen werken. De Functionaris Gegevensbescherming (FG) moet volgens de AVG (artikel 38) onafhankelijk kunnen werken en mag geen functies bekleden die leiden tot belangenverstrengeling. Dit betekent dat bepaalde functies niet gecombineerd mogen worden met de FG-rol.
Functies die niet gecombineerd mogen worden met de FG-functie
- IT-manager / Hoofd IT / Systeembeheerder
De IT-afdeling is vaak verantwoordelijk voor het implementeren en beheren van beveiligingsmaatregelen en systemen waarin persoonsgegevens worden verwerkt.
Een FG moet toezicht houden op deze processen en mag dus niet tegelijkertijd verantwoordelijk zijn voor hun uitvoering.
- Hoofd HR / Personeelszaken
HR verwerkt veel gevoelige persoonsgegevens van medewerkers, zoals contracten, salarisgegevens en verzuimdossiers.
Als de FG ook verantwoordelijk is voor HR-beleid, ontstaat een conflict, omdat hij/zij eigen beslissingen zou moeten controleren.
- Directeur / Bestuurder
Een bestuurder neemt strategische beslissingen en draagt de eindverantwoordelijkheid voor de organisatie.
Een FG moet echter onafhankelijk advies geven over privacykwesties en mag geen onderdeel zijn van het management dat deze beslissingen neemt.
- Compliance Officer / Security Officer
De Privacy Officer of Security Officer houdt toezicht op naleving van regels en beveiligingsmaatregelen binnen de organisatie.
Dit kan conflicteren met de rol van FG, die onafhankelijk advies moet geven en toezicht moet houden op naleving van de AVG.
- Financieel directeur / Hoofd Administratie
Deze rollen gaan vaak over het verwerken van financiële persoonsgegevens, zoals salarisadministratie en klantgegevens.
De FG moet hier onafhankelijk toezicht op houden en mag niet zelf verantwoordelijk zijn voor deze verwerkingen.
Opleiding en voorbereiding
Een interne FG moet voldoende kennis hebben van AVG, DPIA’s (Data Protection Impact Assessments) en het Normenkader IBP. Dit vereist een investering in opleiding en training.
Continuïteit garanderen
Een FG is een vaste functie en mag niet steeds door een andere medewerker worden uitgevoerd. Het schoolbestuur moet dus zorgen voor een stabiele invulling van deze rol.
Wanneer kies je voor een interne FG?
Als jouw schoolbestuur al een medewerker heeft met interesse in informatiebeveiliging en privacy en je bereid bent te investeren in opleiding, kan een interne FG een goede keuze zijn.
Externe Functionaris Gegevensbescherming (FG): snel en onafhankelijk
Een externe FG is een ingehuurde expert die als FG optreedt. Dit brengt diverse voordelen met zich mee:
- Directe deskundigheid
Een externe FG heeft vaak jarenlange ervaring en diepgaande kennis. Hierdoor kan deze persoon direct aan de slag, zonder dat het schoolbestuur tijd en geld hoeft te investeren in opleiding.
- 100% onafhankelijkheid
Een externe FG heeft geen banden met het schoolbestuur. Dit voorkomt belangenverstrengeling en zorgt ervoor dat privacybeleid objectief wordt beoordeeld.
- Kosten delen
Schoolbesturen kunnen de kosten van een externe FG delen met andere onderwijsinstellingen. Dit maakt het financieel aantrekkelijk, vooral voor kleinere schoolbesturen.
- Betrokkenheid blijft belangrijk
Een externe FG moet goed bereikbaar zijn en betrokken blijven bij het schoolbestuur. Zorg ervoor dat deze persoon tijdig wordt ingeschakeld bij belangrijke beslissingen, zoals DPIA’s en datalekprocedures.
Wanneer kies je voor een externe FG?
Als jouw schoolbestuur geen geschikte interne medewerker heeft en direct een ervaren expert nodig heeft, dan is een externe FG een slimme keuze.
Welke FG past bij jouw schoolbestuur?
Zowel een interne als een externe FG heeft voordelen en nadelen.
- Kies je voor een interne FG, dan moet je investeren in opleiding en zorgen voor onafhankelijkheid.
- Een externe FG brengt snel expertise en onafhankelijkheid, maar kan hogere kosten met zich meebrengen.
Wat je ook kiest, zorg ervoor dat jouw FG voldoet aan de AVG-eisen en actief betrokken is bij privacyvraagstukken binnen het schoolbestuur. Zo waarborg je de bescherming van persoonsgegevens en voorkom je problemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.
Op zoek naar een ervaren externe Functionaris Gegevensbescherming (FG) in het onderwijs?
Wil je zeker weten dat jouw schoolbestuur voldoet aan de AVG en dat privacy goed wordt geborgd? Kies voor een externe FG met diepgaande ervaring in het onderwijs.
- Direct inzetbaar – Geen tijd nodig voor opleiding of inwerken;
- Volledig onafhankelijk – Geen risico op belangenverstrengeling;
- Specialist in onderwijs – Kennis van IBP, het Normenkader IBP en DPIA’s.
🔎 Meer weten?
Wil je vrijblijvend advies over de beste FG-oplossing voor jouw schoolbestuur?
Neem dan vrijblijvend contact met ons op. We helpen je graag!
